Top Dossier inzage en bewaartermijn


De basisschool en het Samenwerkingsverband PPO-NK wisselen gegevens uit over leerlingen via het TOP dossier. In dit TOP dossier staan de onderwijs- en ondersteuningsbehoeften beschreven over een leerling. Het TOP dossier wordt gebruikt als voorbereiding op een MDO, voor het afgeven van een arrangement of een toelaatbaarheidsverklaring (TLV) voor speciaal onderwijs. U als ouder kan ook zelf het TOP dossier inzien en wijzigingen doorgeven. Wijzingen kunnen doorgegeven worden aan school. Pas als u als ouders akkoord gaat met het TOP Dossier dan wordt dit gedeeld met het Samenwerkingsverband PPO-NK.  

De wettelijke bewaartermijn voor deze uitgewisselde gegevens bedraagt drie jaar. De TOP dossiers worden na deze termijn automatisch vernietigd. 

Financiële gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de hoogte van bekostiging (bijvoorbeeld bij de afgifte van een TLV), worden tot 7 jaar bewaard. Dit betreft hierbij een beperkt aantal gegevens. Te denken valt aan NAW-gegevens, datum afgifte, afloop beschikking en vermelding van advies deskundigen.

Als ouder heeft u altijd het recht om het dossier van uw minderjarig kind in te zien of op te vragen. Hiervoor kunt u uw een verzoek richten tot de school waar uw kind op heeft gezeten:

  • De basisschool bewaart tot 5 jaar na vertrek van de leerling alle gegevens in de leerlingenadministratie en TOP dossier.
  • Het Samenwerkingsverband bewaart tot 3 jaar de TOP dossier gegevens die nodig zijn voor advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling of het afgeven van een toelaatbaarheidsverklaring.
  • Beide instellingen bewaren tot 7 jaar de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de hoogte van de financiële en fiscale bekostiging van de instelling.

Het bewaren van persoonsgegevens is gebonden aan regels. Voor sommige typen persoonsgegevens gelden wettelijke termijnen. 

Welke wettelijke termijnen geldt hangt af van de wet waaronder de persoonsgegevens vallen. 

In het onderwijs heb je te maken met o.a. onderwijswetten, de Archiefwet of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe lang je ze moet bewaren is vastgelegd in de wet.